In Germersheim tut sich gerade einiges – und das hat mit der Digitalisierung von Bauakten zu tun. Es ist ein Mammutprojekt, das die Kreisverwaltung in Angriff nimmt, und es zeigt, wie ernst die Sache ist, wenn sogar Sattelschlepper für den Transport der Akten benötigt werden. Fachbereichsleiter Robert Tiesler blättert fleißig in alten Unterlagen, während in den Fluren Umzugskartons sichtbar sind, die auf den bevorstehenden Umzug hinweisen. Alle Akten der Bauabteilung müssen vorübergehend umgezogen werden, und das umfasst stolze 125.000 Akten auf etwa 1700 laufenden Metern. Allein der Gedanke, dass diese riesige Menge an Papier gebündelt und mit Barcodes versehen werden muss, um die Digitalisierung zu ermöglichen, macht einen schon fast schwindelig! Weitere Details zu diesem Vorhaben findest du hier.

Die Entscheidung, die Bauakten nach Polen zu bringen, wird als großer Aufwand beschrieben, steht jedoch im Kontext einer dringend benötigten Modernisierung. Schließlich muss archiviert werden, solange ein Gebäude steht. Papierformate nehmen viel Platz in Anspruch und die Digitalisierung verspricht nicht nur Platzersparnis, sondern auch ein verbessertes Dokumentenmanagement. Archive-IT hat sich auf das Scannen und Digitalisieren von Bauzeichnungen spezialisiert – sie bieten sogar Lösungen für Formate größer als DIN A3 an! Das klingt doch vielversprechend, oder? In der digitalen Welt kann man innerhalb von nur 1,5 Stunden auf ein benötigtes Baudokument zugreifen, was für eine enorme Effizienz sorgt.

Ein Prozess mit vielen Schritten

Der Digitalisierungsprozess ist allerdings alles andere als trivial. Er umfasst mehrere Schritte, angefangen beim Inventar des Archivs bis hin zur Digitalisierung selbst. Die Bauakten werden abgehoben, sorgfältig vorbereitet und dann mit speziellen Scannern digitalisiert. Die Daten werden anschließend für Dokumentenmanagementsysteme aufbereitet und auf Server exportiert. Das klingt alles sehr gut durchdacht und professionell, nicht wahr? Und die Originale? Die können entweder zurückgesendet, eingelagert oder sogar zerstört werden.

Die Kosten für die Digitalisierung sind jedoch nicht pauschal bezifferbar – individuelle Angebote sind gefragt. Wer also neugierig geworden ist, kann sich direkt an Archive-IT wenden. Ein einfacher Blick auf ihre Website, und schon findet man die Kontaktmöglichkeiten, um weitere Informationen zu erhalten. Aber genug von den Details, das Wichtigste ist, dass hier ein echter Fortschritt in die Wege geleitet wird!

Die Vorteile der digitalen Bauakte

Einmal digitalisiert, profitieren nicht nur die Mitarbeiter der Kreisverwaltung von einer verbesserten Übersichtlichkeit und einem schnelleren Zugriff auf Dokumente. Digitale Bauunterlagen fördern eine transparente Zusammenarbeit und Nachvollziehbarkeit in Projekten. Die Software-Lösung Teamsware, die auf Microsoft Teams basiert, ermöglicht es berechtigten Akteuren, Dokumente hochzuladen und mit anderen Nutzern zu teilen. So wird die Archivierung mit Kommunikation kombiniert – was für eine geniale Idee! Die Funktionen sind vielfältig: vom Chat bis zu Video-Calls, von der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung bis zum Erstellen und Delegieren von Aufgaben. Und das alles ist nicht nur im Büro, sondern auch auf der Baustelle gefragt. So wird der Austausch zwischen den Beteiligten lebendig und zeitgemäß gestaltet.

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Für die Bauindustrie ist es unerlässlich, flexibel zu sein und auf Änderungen schnell zu reagieren. Mit digitalen Lösungen ist das alles kein Problem mehr. Vor Ort können Fotos gemacht und in Echtzeit hinzugefügt werden. Und das Beste: Man muss keine schweren Ordner mehr mit sich schleppen, alles Wichtige ist digital verfügbar – was für eine Erleichterung!

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